巧用邮件合并功能,批量打印收据,带照片的证件等!

 

巧用邮件合并功能,批量打印收据,带照片的证件等!

关于邮件合并,并不是一个新鲜的话题,但是对于好多同学总是使用不好,例如批量打印收据、带照片的证件等。针对此类情况,本文将对邮件合并的批量打印功能做详细的讲解,希望对大家的工作有所帮助。


一、批量打印收据。

1、对收款数据加工处理。

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方法:

  1. 打开收款详情Excel表格。
  2. 删除表头。
  3. 插入辅助列。命名为【大写】。
  4. 对【金额】进行大写转换,并保存数据。

备注:大写转换公式:=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(IF(-RMB(C2,2),TEXT(C2,”;负”)&TEXT(INT(ABS(C2)+0.5%),”[dbnum2]G/通用格式元;;”)&TEXT(RIGHT(RMB(C2,2),2),”[dbnum2]0角0分;;整”),),”零角”,IF(C2^2<1,,”零”)),”零分”,”整”)。

其中公式中的C2为金额所在单元格地址。

2、邮件合并。

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方法:

1、【邮件】-【选择收件人】-【使用现有列表】,找到收款详情Excel文件打开。

2、在打开的【选择表格】中选择【收据】(此处的【收据】和【准考证】为打开的Excel文件中的两个工作表,根据实际需要命名建立。)并【确定】。

3、选中相应的目标区域,单击【插入合并域】的箭头,选择相应的字段插入到相应的区域。

4、单击【预览结果】,并选择向右的箭头,浏览记录。

5、【完成合并并打印】-【打印文档】-【确定】。

5、 利用邮件合并功能打印准考证,相信很多同学都使用过,但是也存在很多没有解决的问题,例如,不能打印对应的照片,或者是照片无法更新等。


二、批量打印带照片的证件!

(一)、整理数据源及照片。

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照片存放:

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将需要打印的数据整理到Excel表格中。并将照片以姓名命名保存到文件夹中,将保存照片的位置添加到Excel表格中。

注意事项:

1、照片文件夹路径中的反斜杠全部替换为双反斜杠。

2、删除表头,也就是第一行数据必须为准考证号、姓名等数据,不能添加其它的说明性表头。具体详情请参阅上图。

3、照片必须以姓名命名。


(二)、邮件合并。

1、在Word中制作模板。

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2、邮件合并(插入文字信息)。

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方法:

1、【邮件】-【开始邮件合并】-【目录】。

2、【选择收件人】-【使用现有列表】-找到信息数据的存放位置,并打开-【确定】。

3、将【插入合并域】中的【姓名】、【性别】、【身份证号】、【正考证号】、【考点】插入到相应的位置上。

备注:

【邮件】-【开始邮件合并】-【目录】,此步骤的作用在于将生成的准考证依次排放,否则每个准考证占用一张,比较浪费哦。有兴趣的同学可以省略此步骤,实际测试一下效果。


3、邮件合并(插入照片)。

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方法:

1、选择照片位置。

2、【插入】-【文档部件】-【域】。

3、在【域名】中选择【IncludePicture】,在【文件名或URL】中输入:照片-【确定】。

4、选中照片显示控件,并调整其大小。

5、按Alt+F9组合键,选中“照片”。

6、【邮件】-【插入合并域】-【照片】,按Alt+F9组合键。

7、单击【预览结果】,并按F9键刷新。


4、批量生成准考证。

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方法:

1、单击【预览结果】-【完成并合并】-【编辑单个文档】-【全部】-【确定】。

2、生成了一个新的文档,用Ctrl+A全选稳定,并按F9键更新数据。

3、查阅核对数据,大功告成哦,剩下的就是直接打印了。


结束语:

通过本文的学习,相信大家对于邮件合并功能的批量打印技巧已将有了初步的掌握,只要加以练习就能达到自己想要的结果哦!在学习过程中,如果遇到不明白的地方,欢迎在留言区留言讨论哦!

 

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