7个一定要掌握的数据验证技巧,极大提高工作效率

 

在现有的Excel中,同一行或同一列的数据往往具有共性,或同为文本,或同为数值,日期在一定范围之内等等……为了提高工作效率,可以对具有规律的单元格区域进行预先设置,防止出错,从而提高工作效率。而此时就要用到【数据验证】功能。


一、数据验证:大于等于0。

目的:销量不能小于0。

7个一定要掌握的数据验证技巧,极大提高工作效率

 

方法:

1、选定需要设置的单元格区域。

2、【数据】-【数据验证】。

3、选择【允许】中的【整数】;【数据】中的【大于或等于】;最小值中输入:0。

4、录入【出错警告】信息,并【确定】。

解读:

如果单元格中的值为整数,不仅仅只有【大于或等于】,还有【大于】、【小于】、【小于或等于】等多种需求,设置方法都是相同的哦!


二、数据验证:日期范围。

目的:只允许录入8月份的数据。

7个一定要掌握的数据验证技巧,极大提高工作效率

方法:

1、选定目标单元格。

2、【数据】-【数据验证】。

3、选择【允许】中的【日期】;【数据】中的【介于】;输入【开始日期】和【结束日期】。

4、录入【出错警告】信息,并【确定】。

解读:

【日期】中不仅仅有【介于】,还有【大于】、【大于等于】、【小于】、【小于等于】等多种需求,可以根据实际情况选择哦!


三、数据验证:提示信息。

目的:选择单元格时,给予信息提示,防止出错!

7个一定要掌握的数据验证技巧,极大提高工作效率

方法:

1、选定目标单元格。

2、【数据】-【数据验证】。

3、选择【输入信息】。

4、在【标题】和【输入信息】中录入数据并【确定】。

解读:

给单元格设置提示信息,可以有效的防止信息错误!


四、数据验证:拒绝重复。

目的:控制产品名称的唯一性。

7个一定要掌握的数据验证技巧,极大提高工作效率

方法:

1、选定目标单元格。

2、【数据】-【数据验证】。

3、选择【允许】中的【自定义】;在【公式】中输入:=COUNTIF(B$3:B3,B3)=1。

4、录入【出错警告】并【确定】。

解读:

1、Countif函数为单条件计数函数,作用为统计指定范围中符合条件的值的个数。语法结构为:=Countif(条件范围,条件)。

2、公式:=COUNTIF(B$3:B3,B3)=1的意思是:如果从B3单元格开始,每个值的个数都为1,则正常录入,否则给予【出错警告】!


五、数据验证:只能录入文本。

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方法:

1、选定目标单元格。

2、【数据】-【数据验证】。

3、选择【允许】中的【自定义】,在【公式】中输入:=ISTEXT(B3)。

4、录入【出错警告】信息,并【确定】。

解读:

Istext函数的作用为:检测一个值是否为文本,返回True或False。语法结构为:=Istext(值或引用)。


六、数据验证:验证数据空格。

7个一定要掌握的数据验证技巧,极大提高工作效率

方法:

1、选定目标单元格。

2、【数据】-【数据验证】。

3、选择【允许】中的【自定义】,在【公式】中输入:=ISERROR(FIND(” “,B3))。

4、录入【出错警告】并确定。

解读:

1、Find函数的作用为:返回一个字符串在另一个字符串中的起始位置。语法结构为:=Find(需要查找的字符,原字符串,[开始查找的位置])。

2、Iserror函数的作用为:检测一个值是否为错误,如果有意错误,则返回True,否则返回False。

3、公式=ISERROR(FIND(” “,B3))中,首先用Find函数检查B3单元格的值是否有空格,如果没有空格,返回#Value错误值。然后用Iserror函数检测,返回True,条件成立,则给予错误提示。


七、数据验证:制作下拉菜单。

7个一定要掌握的数据验证技巧,极大提高工作效率

方法:

1、选定目标单元格。

2、【数据】-【数据验证】。

3、选择【允许】中的【序列】,单击【来源】右侧的箭头,选取需要在下拉列表中显示的内容;或直接在来源中输入需要显示的内容,需要注意的是不同的内容之间用,(英文逗号)隔开。

4、【确定】。


结束语:

        本文从实际出发,对常见的数据验证做了详细的解读,对其使用技巧,你Get到了吗?欢迎在留言区留言讨论哦!

 

 

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